みんなどうしてる!? Web会議のニューノーマル 第3回

知って安心! Web会議主催の勘所

  • コンテンツ本部 編集2部 鈴木 俊行

Web会議を「十分活用できている」と答えた人は2割未満──。テレワークの広がりを受け、Web会議は急速に普及しています。ただ、相手が目の前にいないことで場の空気が読みにくかったり、会議のルールやマナーが明確でなかったりすることから、意思疎通に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。フジキ興産に勤める西村部長もその一人。部下の中川課長、新入社員の藤田君との会話に日経BPコンサルティングが実施した調査の結果を交えつつ、解決のヒントを探ります。
(取材協力:日本テレワーク協会)

<Web会議の利用に関する実態調査>
実施日:2020年7月1日〜9日
対象:国内の企業・組織に所属するビジネスパーソン
母数:有効回答数1881件

プロジェクトリーダーに抜擢され、初めて社外とのWeb会議をセッティングした藤田君。Web会議自体には慣れてきたつもりだったが、いざ自分が主催者となってみると思いのほか大変だった──。部課長への進捗報告でそんなエピソードを話した藤田君に、中川課長がWeb会議のホストを務める上でのポイントをアドバイスします。

発言が聞こえない!などWeb会議ならではのトラブルを想定

中川課長(以下、中川) 藤田君、報告ありがとう。大事なことだから、もう少し細かく確認しておきましょうか。まず大変だったのは技術的な問題だったのね?

藤田(以下、藤田) はい。ネットワークにつなげて、参加するだけなのですが、うまくいかない参加者が意外に多く、会議が何度も中断してしまいました。

中川 必ずしもITが得意ではない人もWeb会議をするようになった今は、そういう参加者もいるものと想定しておくのがいいわよ。具体的には何が問題だった?

藤田 一つは通信状態の悪さです。ある参加者は発言が途切れ途切れになってしまい、内容が全然分かりませんでした。

中川 よくある問題ね(図1)。しかも発言している本人は、自分では気付いていないのよね。

藤田 そうなんです。だから周りがそれを伝えたんですが、その伝える時間や、本人が通信状態を確認している時間など、結構な時間ロスになりました。

中川 なるほどね。しかも待っている時間って、待たされる側は所在なくて困るものよね。だから自分が主催者のときは、間をつなぐフォローをするといいわよ。私は参加者に意識的に話を振ったりして間を持たせてる。

藤田 そこはファシリテーションのスキルですね…。難しいけど頑張ります!

中川 参加者がログインできないというのもたまに聞くけど、藤田君のケースではそういうのはなかった?

藤田 それもありました。ログインパスワードが分からないとか、Web会議のURLが見つからないとかで、何人かがログインに遅れました。

中川 Web会議のツールはいくつかあるし、オペレーションも違うので、いつまでたっても慣れなかったりするのよね。それに何本もWeb会議の予定があると、参加したい会議のURLがどこにあるか分からなくなってしまったりするし。こうなるとITスキルというより情報整理や進行管理、いわゆるビジネススキルの世界になってくるのよね。

図1:困ったこと、1番はIT回り

ログインできない参加者がいて開始が遅れた、通信状況が悪い参加者がいて進行が中断したなどIT環境や操作に関わる回答が多かった。

必要なのは、リアルの対面会議と同じスキル

藤田 ビジネススキルですか〜。さっきの間を持たせる話もそうですが、Web会議といってもITスキルだけじゃダメなんですね。でも当たり前ですよね…。

中川 当たり前なんだけど、そのことを忘れてしまっている人も多いと思うわ。IT環境を整えることや、アプリの操作ばかりを気にしてしまってね。でもWeb会議、特に主催者になる場合は、ビジネススキルはとても大事よ。

西村部長(以下、西村) 中川君、それは私もよく感じるよ。いろんなWeb会議に出席しているけど、主催者の段取りや進行が良いと、実りのある充実した会議になることが多い。逆に主催者側が準備不足だったり、参加者にアジェンダをしっかり伝えていなかったりすると、あまり成果のない会議になりがち。その差は何かというと、ファシリテーションなど主催者側のビジネススキルの違いによるところが大きいんだよね。

中川 実際、主催者になったときに気を付けたいのはファシリテーション関係ですよね(図2)。

西村 そうなんだよ。以前はIT回りに自信がなくてそこばかり気にしていたから気付かなかったけど、Web会議に慣れた今となっては、リアルの対面会議と同じだと強く思うよ。

中川 どういうことですか?

西村 Web会議といっても会議は会議、アジェンダの共有や不測の事態を想定しての進行、参加者の発言を促したり時間配分を考えたり、必要なことはリアルの会議と変わらない。リアルの会議の経験を通して培ってきたスキルは十分生かせるということに気付いたんだ。

中川 なるほど、ITスキルが高い藤田君でも苦しむわけですね。

西村 藤田君は若いんだからこれから経験して伸ばしていけばいいんだ。逆に、リアルでの対面会議の経験が豊富な人たちは、もっと自信を持ってWeb会議に臨んでほしいなと思うよ。IT回りのことだけ順応さえすれば、あとは必要なスキルを十分持っているんだからね。

図2:主催者として心掛けるのはファシリテーション関係

画面共有やパスワードの設定などの一部を除けば、実はWeb会議を進行する上で心掛けられていることの多くはファシリテーションの要素。具体的なオペレーションに違いはあるが、必要とされるスキルはリアルの対面会議と同じだ。

これからはコミュニケーションスキルがさらに重要に

藤田 Web会議も対面会議も、伸ばすのは同じスキルだと思うと少しは気が楽になります。

中川 別々に伸ばすとなると大変だものね。テレワークやWeb会議などの便利さを知った今、多くの人は今後も柔軟な働き方を続けたいと思っているようだし(図3)、世の中はWeb会議のない以前にはもう戻らないわ。Web会議も対面会議も同じ「会議」だと捉えて、ビジネススキルを伸ばしていかなくちゃね。

西村 そのとおり。コミュニケーション手段に変化が起きている中にあっても、依然として対面会議は根強い人気だ(図4)。これからは会議がどんな形であろうと、その時その場面で適切なコミュニケーション方法を上手に使うことが求められる。それも立派なビジネススキルだね。

中川 そう考えると、「Web会議でのコミュニケーション」だけではなく「コミュニケーション」自体について高い意識を持ってスキルを磨くことが、これからは一層重要になってくるってことですね。私も頑張らなくちゃ。藤田君も頑張って!

藤田 はい! みんなで頑張りましょう!

図3:望まれているのは在宅勤務と出社勤務のハイブリッド

6割以上が在宅と出社を組み合わせた柔軟な働き方を望んでいる。

図4:根強い人気の対面会議、大事なのは人と人とのコミュニケーション

Web会議が増えているが、コミュニケーションが取りやすい対面会議には根強い人気がある。オンラインは便利である半面、コミュニケーション不足が一般に指摘されている。今後はオンラインとリアルの両方を上手に使いこなすコミュニケーションスキルが求められる。

連載:みんなどうしてる!? Web会議のニューノーマル

調査担当:日経BPコンサルティング 調査部 杉山 陽一朗、浅見 剛司
※この物語はフィクションです。実在の人物や団体などとは関係ありません。

コンテンツ本部 編集2部
鈴木 俊行(すずき・としゆき)

デザイン制作会社を経て、2007年1月入社。各種冊子、ムック、リーフレットなどの制作ディレクションを行う一方、企業広報誌や社内報などのコンテンツ制作・編集にも従事。

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